Documenten beheren - DMS

DMS Document management
Gepubliceerd op: 23-03-2017

Hoe het vroeger ging; het beheren van documenten is in vroeger tijden vooral de rol geweest van een archivaris. Hij was verantwoordelijk voor het juist archiveren van de, toen nog, fysieke documenten. Meestal ergens goed opgeslagen op een veilige plek. De toegang tot het archief werd ook beheerd door de archivaris. Had je een document nodig, dan diende je een aanvraag in.

Documenten beheren - DMS

Alleen als de archivaris aanwezig was, werden de aanvragen behandeld. En de snelheid van de afhandeling van de aanvraag was voor een groot deel afhankelijk van de prioriteit. Het beïnvloeden van deze prioriteit was mogelijk, maar was ook gerelateerd aan je formele en zeker niet in de laatste plaats aan je informele relatie met de archivaris.

Of een document al dan niet in het archief werd teruggevonden, was dus afhankelijk van:

  1. of het document in het archief opgenomen was omdat ooit iemand had beslist dat het belangrijk genoeg wa om het document te archiveren
  2. het archiefsysteem
  3. je toegang tot de archivaris

Voor de zekerheid maakten we zelf kopieën van documenten voor eigen gebruik opgeslagen in eigen mappen, rekken en kasten.

Niet alle informatie is dus altijd centraal beschikbaar. Dit hangt van veel (menselijke) factoren af.

Wat wij tegenwoordig willen

Alle informatie die opgeslagen is in documenten die ik op dit moment nodig heb:

  1. wil ik direct kunnen vinden op:
    1. onderwerp
    2. inhoud
  2. moet gesorteerd worden op relevantie van mijn zoekopdracht
  3. wil ik kunnen:
    1. lezen
    2. beoordelen
    3. bewerken
    4. delen met anderen
    5. ….
  4. rubriceren
    1. voor mijzelf
    2. en/of voor anderen

Kortom, alle informatie die ergens beschikbaar is en relevant is voor mijn vraag, dient getoond te worden. Dat zijn we inmiddels op internet al helemaal gewend. Elke willekeurige vraag die je hebt, wordt ingetoetst in Google en voilà: een (relevant) antwoord.

De bekende K- en C-schijf

Veel organisaties beheren documenten door deze vast te leggen in vooraf afgesproken mappen-structuren. Om de één of andere reden is dat bij veel organisaties de ‘K en de C-schijf’. Vaak staat op de K-schijf alle gedeelde informatie en op de C-schijf de eigen informatie. Om te voorkomen dat teveel data worden gedeeld, wordt vaak de gemeenschappelijke schijf ook nog per afdeling ingericht. Naast het voordeel dat iedereen het principe van deze mappenstructuur snapt, zijn er de nodige punten op af te dingen.

  1. Een mappenstructuur is de wijze waarop wij nu de informatie willen opslaan. Het is echter zeer de vraag of over bijvoorbeeld 1,5 jaar de informatie nog steeds op deze manier wordt gezocht.
  2. Een document wordt getypeerd door deze in een bepaalde map te zetten. Komt een document in een verkeerde map dan is deze niet of moeilijker teruggevonden.
  3. Documenten zijn vaak op meerdere procesonderdelen relevant. De oplossing is dan het maken van een kopie met alle gevolgen van dien op het gebied van versiebeheer.
  4. Wij hebben nu niet één archivaris, maar 10-tallen of 100-derden. Die hebben hun eigen persoonlijke inzicht en passen die toe binnen de vrijheden van een mappenstructuur. De gevolgen voor de vindbaarheid van documenten laat zich raden.
  5. Digitale informatie wint aan rechtszekerheid. Het beschikbaar hebben hiervan is ook juridisch steeds meer relevant.
  6. Digitale informatie biedt transparantie maar dient wel gefilterd te kunnen worden.

Deze bekende schijven lijken dus enorm veel op de oude situatie met de stoffige archivaris. Alles heeft zijn charme, maar bedrijven zijn erop gericht om zo efficiënt mogelijk te werken en zoveel mogelijk winst te maken.

Conclusie van bovenstaande: mits het niet bij de core-business behoort om documenten moeilijk vindbaar te maken, is het verstandig om na te denken over een documentmanagementsysteem (DMS).

Documenten delen met derden in de Bouw en Installatie

Op projectbasis wordt veel samengewerkt met leveranciers en onderaannemers waarmee documenten worden gedeeld. Het delen van deze documenten vindt plaats door zowel email, maar ook via tools als Wetransfer, Dropbox, Docstream, oHme-DNA, 12Build, etc.
Het delen van documenten met derden vindt meestal plaats op eigen initiatief vanaf de werkplek door de medewerkers; ter goeder trouw en met de bedoeling om zo efficiënt mogelijk te werken gegeven de beschikbare tools. Want het is bijvoorbeeld niet mogelijk om grote tekeningen per email te versturen, maar wel via Wetransfer.

De ideale wereld in documentenbeheer

Doelen stellen

Laten wij vaststellen dat de ideale wereld zeker niet voor iedereen dezelfde is. En het doel van de wijze van documentenbeheer is juist sterk afhankelijk van de functie die het DMS-systeem krijgt.

Anno 2017 kunnen wij stellen dat organisaties steeds meer uitmaken van een netwerksamenleving waarin informatie wordt uitgewisseld met verschillende bedrijven, instanties en personen. De ene keer is dat informatie door je eigen bedrijf gemaakt, bedacht of gecreëerd. Veel vaker echter ook informatie van anderen..

Vindbaarheid van de documenten

De vindbaarheid wordt bepaald door de titel en de categorieën (meta-data) die aan een document worden ‘gehangen’. Hoewel het niet wenselijk is om vooraf van alle soorten documenten grote lijsten met meta-data vast te stellen, is er ook nog het gevaar dat die categorieën per definitief discutabel zijn op het moment dat ze teveel de detail ingaan.

Gebruikers gaan dan de verkeerde informatie toevoegen bij het vastleggen van documenten óf, en dat gebeurt vaker, alle meta-data worden niet toegevoegd omdat het teveel werk is. Knap lastig als je na 1,5 jaar nog eens een document wilt terugvinden.

Wat in de praktijk goed werkt, is nadenken over de gewenste vindbaarheid van documenten. Stel dat je een zoekopdracht doet en je vindt 10-20 documenten die voldoen aan de criteria, dan is de kans bijna 100% dat het gewenste document in één oogopslag is gevonden. Worden het er meer dan moet er worden gebladerd. De verleiding van klikken en verdwalen ligt dan op de loer.

Delen van documenten

Documenten met informatie over het werkproces worden gedeeld. Het delen van de informatie is noodzakelijk, anders stopt het werk. Oftewel, iedereen intern maar ook de leveranciers en co-makers werken in de wereld van het DMS met de meest relevante en actuele versie van het document. Dit stelt hoge eisen aan de wijze waarop de informatie wordt gedeeld.

Het is een risico als documenten eerst uit het eigen DMS moeten worden gekopieerd naar een web-platform. Het is al een oud voorbeeld, maar het spreekt nog steeds tot de verbeelding; wie betaalt bijvoorbeeld de balkons die naar beneden vallen, omdat de hei-boer met de verkeerde versie van het palenplan heeft gewerkt?

Kortom

Het implementeren van een DMS-systeem is niet iets voor even erbij. 70-80% van de informatie van het bedrijfsvoeringproces is opgeslagen in documenten. Het is daarmee meer relevant dan bijvoorbeeld een ERP-systeem. Niet in de laatste plaats omdat er zo vaak bedrijfsgrens-overschrijdend met documenten wordt gewerkt.

Juist omdat alle afdelingen (en betrokken leveranciers en onderaannemers) op één of andere manier documenten genereren dan wel gebruiken, is de keuze voor een passend DMS-systeem belangrijk. Bij het selectieproces stellen wij graag onze expertise ter beschikking zodat u zich kan blijven richten op uw échte business!

 

Auteur: Gert Koutstaal

UA-92796836-1