Het pensioen van de printer

Gepubliceerd op: 16-02-2017

De charme van papier; iedereen die vroeger wel eens op een afdeling administratie heeft rond gelopen, herinnert het zich nog wel. Stapels papier die binnenkomen en worden uitgeprint, stapels papier die worden gesorteerd, stapels papier die worden geadministreerd, stapels papier die worden gekopieerd, stapels papieren bonnen die achter facturen worden geniet, stapels papier die voor akkoord worden rondgestuurd stapels papier die worden gearchiveerd. Dit is het beeld van september 2015.......

Het pensioen van de printer

Herkent u het? Het geknisper, de geur ervan, de koffievlekken en cementvlekken. Fantastische tijd toch?

De charme van communicatie

Maar: papier vreet energie. Niet alleen om het te maken, maar ook om het te behandelen. Natuurlijk kunnen we niet volledig zonder. Denk maar eens aan een ingewikkeld (juridisch) document; uitgeprint is dat veel gemakkelijker rustig door te lezen.

Punt is alleen dat er veel te veel op papier door de bedrijven heengaat. Allerlei documenten die met veel meer gemak digitaal gedeeld kunnen worden (opm. scannen valt hier toch ook onder?); ook tussen bedrijven onderling.

Ieder zichzelf respecterend bedrijf op dit moment beschikt over een geavanceerd ERP-systeem. Al deze systemen zijn in staat om massa’s informatie te verwerken. En wat doen we? We printen het uit en doen het op de post. Is dat niet vreemd? Steeds meer bedrijven zijn ‘heel geavanceerd’ bezig en maken een pdf-file. Vervolgens wordt aan de ontvangende kant of het document overgetypt of gescand, zodat het weer in een geavanceerd ERP-systeem terechtkomt.

Hoe logisch is dat?

Laat ik met een voorbeeld nog eens duidelijk maken wat voor beeld dat dit bij mij oproept.

Stel al het gesleep met documenten tussen organisaties eens voor in analogie met een telefoongesprek. De manier waarop wij dan onze geavanceerde techniek zouden kunnen communiceren is te vergelijken met het voeren van een telefoongesprek (waarin direct met elkaar wordt gecommuniceerd). Hoe bedrijven op dit moment met elkaar communiceren is te vergelijken met de good-old morse-signalen. Een boodschap terugsturen is pas mogelijk nadat het complete bericht binnen én ontcijferd is.

Terwijl het nu toch echt al 2015 is en de gemiddelde smartphone meer rekenkracht heeft als een mainframe uit 1900.

Steeds meer bedrijfstakken communiceren

Gelukkig wordt ook binnen de bouw steeds meer elektronisch gecommuniceerd door middel van XML-berichten. Hiermee begrijpen computers elkaar.
Bedrijven zien het voordeel van wat deze communicatie met zich meebrengt. In veel gevallen gaat de auto nog wel over een zandpad (email), maar in toenemende mate weten bedrijven ook de snelweg (webservices) te vinden.

Naast het feit dat communicatie zich binnen bedrijfstakken ontwikkelt, vindt deze ontwikkeling ook tussen verschillende bedrijfstakken plaats. Novaq heeft dit al eens mogen ervaren; mooi om te zien hoe uitzenders en aannemers met elkaar aan de slag zijn gegaan en de papierbundel aanzienlijk hebben weten te verkleinen.

Het laatste nieuws wat wij hierover kunnen melden, is de communicatie tussen woningbouwcorporaties (vastgoedbeheerders) en de aannemerij. Het is verbijsterd om te zien hoeveel papier hier nog in omgaat. Niet alleen aan facturen, maar ook aan opdrachtbonnen en tussentijdse rapportages. Een speciale projectgroep is druk aan de slag om dit op te lossen.

Goed om te zien dat ook hier de printer op termijn waarschijnlijk met pensioen kan.

 

Auteur: Gert Koutstaal

UA-92796836-1